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漫谈重庆会议策划的小知识

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漫谈重庆会议策划的小知识

发布日期:2018-06-30 作者: 点击:

    一、联系:

    联系分主动联系与被动联系,主动联系是我们知道会议举办方有会议意向后的主动联系,被动联系是指会议举办方通过其它渠道找到我们;一般联系到我,我都会要求对方尽可能提供比较详细的一些计划,这样方便后面的策划及方案编写。

     

    二、策划:

    根据客户的会议基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等等,每个细节都必须考虑客户的承受力和满意程度;

    

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    三、方案提供:

    把基本的策划思路和客户沟通,并形成文字方案,以便客户在其单位的备案和审批;

     

    四、前期考察:

    在前期的一些基本交流后,客户一般会选择到海南进行策划方案的实地考察,我们将提供所有的协助;

    

    五、合约:

    考察满意后,进行合约的签署,把所有接待涉及内容编写入内,个人认为,签署合约对双方都有好处,不要拍胸膀决定;而且细节相当重要;我们海南旅游资讯网前年接待的上海汽轮机的订货会,客户的要求相当细,很多想到的或没想到的细节都被罗列出来,虽然前面略嫌烦琐,但是后面很多相关问题解决起来就非常流畅了。

     

    六、预付款:

    签好合约我是要求有一定的预付款的,这样整个会议过程才会流畅,因为酒店预订需要预付款、车辆预订也需要预付款;如果不提供预付款,我们的订单随时有可能被取消;这是件不可弥补的麻烦事,特别是会议人数多的时候。

    

    七、预订:

    这是我方必须认真操作的一件事,把合约相关的一些接待单位预订好,该给的预付款一定要到位;海南很多时候的客房是突然紧张的(只要出现一些大型会议或活动)。

     

    八、接待:

    接待是整个会议的核心部分,包括接送机、会议安排、客房安排、用车安排、活动组织等,都应严格按照合约操作,当然一些突发事件或标准增减随时都作出相对应的调整;这个细节我将在另外一篇文章说明。

     

    九、结算:

    会议操作结束时,双方财务人员认真核对各类单据,严格按照合约执行核算。

    

本文网址:http://www.makesparx.com/news/392.html

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